Khảo sát của Gartner đối với các CIO trong ba năm trở lại đây cho thấy giải pháp BI luôn đứng đầu trong thứ tự ưu tiên về nhu cầu đầu tư công nghệ của doanh nghiệp (DN). Trải qua hai mươi năm phát triển, ngày nay hệ thống BI đã dần trở nên hoàn thiện và có xu hướng đáp ứng bốn nhu cầu quan trọng mà người quản trị luôn mong đợi đó là:

• Data Warehouse - Khai thác dữ liệu tập trung.
• Analysis -Báo cáo phân tích cao cấp.
• Monitoring - Giám sát và cảnh báo tự động.
• Planning and Forecasting - Dự đoán và lên kế hoạch.

Bài viết tập trung phân tích các tính năng quan trọng và giá trị nhất của một số giải pháp BI hàng đầu hiện nay mà tác giả có dịp trải nghiệm là SAP và Business Objects. Một số hệ thống BI của các hãng có thể chỉ tập trung giải quyết một hoặc một số nhu cầu dưới đây.

Khai thác dữ liệu tập trung

Khi DN hoạt động hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi trên nhiều tỉnh thành, hay nhiều quốc gia là nhu cầu tất yếu. Song song với việc phát triển như thế, thì ban quản trị cũng vấp phải rất nhiều khó khăn trong quản lý. Dữ liệu của công ty, tập đoàn nằm rải rác ở nhiều nơi và dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, bất cứ nhu cầu truy vấn, phân tích hay so sánh giữa các vùng với nhau đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với Data Warehouse (Kho dữ liệu) của BI, những dữ liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, dưới nhiều định dạng khác nhau của DN sẽ được trích xuất đều đặn và được tập hợp lại thành một cấu trúc thống nhất. Qua đó những báo cáo từ chi tiết đến tổng quát của toàn DN đều luôn đảm bảo được tính chính xác và kịp thời. “Kho dữ liệu” đã được rất nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận là một phần quan trọng trên bước đường toàn cầu hóa của họ.

Báo cáo phân tích cao cấp

Một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của quản trị DN là bị chìm ngập trong một rừng dữ liệu. Sắp xếp quản lý cánh rừng đó đã là quá khó khăn nói chi đến việc khai thác giá trị từ đó. Nhưng thực tế trong quá trình đưa ra quyết định vẫn luôn đòi hỏi những nhu cầu truy vấn phức tạp. Hiện nay giải pháp báo cáo phân tích cao cấp của BI đã tương đối hoàn thiện với những tính năng nổi bật như:

• Đào sâu dữ liệu đến mức tối đa: Giúp ta có thể giải quyết những yêu cầu phức tạp như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được của 3 năm gần nhất, theo tất cả các vùng, ứng với tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, và nhân viên thực hiện giao dịch”. Với những dạng câu hỏi như trên người quản trị chỉ mất vài giây tương tác với hệ thống OLAP là đã có được câu trả lời.
• Khả năng tùy biến chiều thông tin: Song song với tính năng đào sâu dữ liệu là khả năng tùy chỉnh thứ tự của các chiều thông tin. Ví dụ cũng với những chiều thông tin như yêu cầu trên ta có góc nhìn khác như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, ứng với các nhân viên bán hàng, của toàn bộ các vùng, trên tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, trong 3 năm gần nhất”.

Bảng thứ tự ưu tiên về nhu cầu công nghệ của DN trên thế giới

Giám sát và cảnh báo tự động

Để khẳng định tên tuổi của mình hơn nữa trên thị phần BI, các nhà cung cấp giải pháp lớn như BusinessObjects, Cognos, Hyperion, SAS... liên tục đầu tư vào phần giao diện người dùng. Các khái niệm về Dashboards - bảng điều khiển, Scorecards - bảng chỉ số... đã được áp dụng vào quản lý DN. Nhờ vào bảng điều khiển mà các chỉ số thể hiện tình trạng phát triển của công ty (KPIs) luôn được tự động tổng hợp và cập nhật thường xuyên. Ngoài chức năng cảnh báo tự động qua màu sắc, hình ảnh, hệ thống BI còn có chức năng tự động gửi email thông báo đến người có thẩm quyền, giúp người quản lý luôn có được thông tin về những gì đang xảy ra.

Dự đoán và lên kế hoạch

Trong môi trường thực tế, để tổng hợp được một bảng kế hoạch cho quí tới, năm tới hay phương hướng của công ty trong nhiều năm tới sẽ rất phức tạp. Hầu như các bảng kế hoạch và dự báo của DN đều phụ thuộc vào nhận định chủ quan của một số người có kinh nghiệm. Tất cả những người quản lý chắc hẳn ai cũng muốn có được sự hỗ trợ đáng tin cậy và mang tính khoa học nhằm giúp họ đưa ra được những dự báo vững chắc hơn. Nắm bắt nhu cầu này, các tên tuổi hàng đầu về hệ thống BI như: Business Objects, Cognos, SAP Business Intelligence, BI, đều hỗ trợ khá tốt khả năng dự báo và lên kế hoạch của DN. Kết hợp với kinh nghiệm của người sử dụng, những bảng kế hoạch cho tương lai được tổng hợp khá nhanh và có độ chính xác cao. Ngoài hai tính năng trên, hệ thống BI còn giúp cho người sử dụng khả năng phân tích giả định - what-if analysis and simulation. Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể giả lập một số biến cố, qua đó đánh giá được xu thế thay đổi của các chỉ số KPIs mà họ quan tâm.

Tuy là một giải pháp cao cấp nhưng BI không chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn mà là giải pháp hỗ trợ quyết định cho tất cả các DN ở mọi qui mô và nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Trong thực tế, BI mang lại lợi ích rõ nét nhất cho các DN ngành hàng tiêu dùng, giải khát, thực phẩm khi mà yếu tố về thời gian được đặt lên hàng đầu. Trên thế giới, BI đã trở thành công cụ quản trị quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như: BMW, Coca-Cola, Unilever... Còn tại Việt Nam, một số công ty lớn đã và đang triển khai BI và coi như vũ khí bí mật của mình. Hy vọng, trong thời gian tới, ngày càng nhiều DN VN sẽ sát cánh với giải pháp BI.